Informação, informações…socorrrooooo!!!

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Se existe algo que tira o sono de muitos projetistas é a informação, ou melhor, o fluxo de informações.

Em dez anos trabalhando com projetos de engenharia nunca tive a sorte de encontrar um projeto onde as informações necessárias para o projeto estivessem fáceis e de consulta simples.

O que segue abaixo é um resumo simples, mas eficaz para evitar muita confusão na hora de se organizar.

Os projetos que envolvem somente os profissionais de engenharia civil já possuem interfaces variadas, que são absurdas. As formas de se representar as peças, os softwares, são geralmente incompatíveis entre si. A experiência que estou usando de exemplo é o que vejo ainda em uso em muitos escritórios, onde os projetos são feitos sem o uso de modelos, são desenhados em 2D e a elaboração de modelos fica limitada à descoberta de problemas de conflitos. O tipo de projeto é de ima indústria pesada, muito povoada por equipamentos.

Apesar da descrição acima, mesmo os projetos modelados em 3D precisam de informações iniciais e definições de propriedades dos fabricantes, o que acaba tornando necessária a utilização de documentos auxiliares para a formação dos modelos 3D. Com isso, o exemplo não apresenta tanta diferença na forma de lidar com as informações.

A separação das informações pode ter duas vertentes básicas, separar pela origem ou pela área de interesse. Na verdade as duas separações são necessárias, mas há de ser decidido qual delas será a raiz.

Separar pela origem é somente separar os documentos de acordo com a fonte, ou seja:

  • A) layouts
  • B) fundações
  • C) equipamentos
  • D) estrutura

Depois ainda será necessária a separação pela área a que a informação se refere:

  • A) layouts
    • área 01
    • área 02
    • área 03
  • B) fundações
    • área 01
    • área 02
    • área 03
  • C) equipamentos
    • área 01
    • área 02
    • área 03
  • D) estrutura
    • área 01
    • área 02
    • área 03

Esta separação de informações é própria para o arquivamento de documentos, pois permite uma localização mais rápida de relatórios de acordo com o assunto, mas para o desenvolvimento do projeto eu particularmente recomendo que seja utilizado o método organizacional a seguir, pela área de interesse:

  • A) área 01
    • layout
    • fundações
    • equipamentos
    • estrutura
  • A) área 02
    • layout
    • fundações
    • equipamentos
    • estrutura
  • A) área 03
    • layout
    • fundações
    • equipamentos
    • estrutura

Desta forma creio que seja mais simples de encontrar as informações quando forem efetuados trabalhos nas áreas.

Mas não somente organizar documentos, o fluxo de informações depende muito de como você recebe suas informações e não só de como armazena. Pois hão de vir enxurradas de arquivos revisados, versões diferentes de arquivos que você já possuía.

Para lidar com isso não tem jeito, é necessário haver um controle de tudo que foi recebido. Já comparei diversos servidores de arquivos que prometem organizar seus documentos, mas todos eles possuem brechas que sempre são aproveitadas para gerar a maior bagunça.

Não quero aqui dizer que os servidores são ruins, mas que privilégios de exclusão são necessários e certas vezes excedidos, fazendo com que as regras impostas para controle de documentos seja burlada, simplesmente seja invalidada.

Vou citar aqui alguns dos hábitos com os quais tive de conviver ao longo dos anos e que são verdadeiras sabotagens para a organização de arquivos:

  • descumprimento de regras de envio
  • várias vias simultâneas de recebimento
  • recebimento de grandes remessas com documentos parcialmente repetidos
  • documentos extra-oficiais
  • reuniões longas

descumprimento de regras de envio

Como engenheiros somos aqueles responsáveis por fazer as regras e analisar os procedimentos, mas por que cargas d’água somos os primeiros a descumpri-las? Não faz sentido querermos algo organizado e funcional e depois não o seguirmos. Regras para facilitar as modificações feitas nos documentos devem ser pétreas.

várias vias simultâneas de recebimento

Se você recebe informações por várias vias (email, site, papel, etc) tome um cuidado extra (preciso dizer isso?), tremendamente mais difícil de se controlar as informações. Se ao menos cada uma das vias fosse de uma fonte diferente, de certa forma seria mais fácil.

recebimento de grandes remessas com documentos parcialmente repetidos

Muitas vezes há uma dúvida se todo o sistema está funcionando corretamente, geralmente quando se descobre que um documento foi ignorado ou perdido, então certas vezes todo um pacote de documentos é reenviado, de forma que existem informações novas e repetidas misturadas.

documentos extra-oficiais

problemas geram problemas, no meio de uma crise é comum que se façam alterações que não ficam documentadas, enviadas por meio de croquís ou outro tipo de envio, devem ser evitados.

reuniões longas

Quanto maior uma reunião menor a possibilidade de que alguém faça uma ata ou uma breve anotação fiel ao que foi discutido. Se tivessem reuniões longas com pouco relevante a ser anotado seria clara a perda de tempo e desperdício de recursos.

BIM e modelagem em tempo real:

O sistema BIM é muito prático para o desenvolvimento de projetos, mas ainda é complexo para a descoberta das modificações e suas interferências. Isso porque não estamos falando de “clash” aquela interferência que vem de choque entre elementos, mas de interferências com rotas de fuga para aprovação de projetos contra incêndio, passagem de tubulações que ainda não foram modelados por falta de informações.

Resumindo bem esse dilema da tecnologia atual eu colocaria que não importa se você está modelando e seguindo os avanços tecnológicos ou não. O importante é a presença de profissionais experientes atuando nos projetos para que não sejam cometidos erros graves ou traumáticos.

Um grande abraço.

Ronaldo Mendes Salles

 

 

 

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